Teilnahmebedingungen

für Fachkonferenzen, Netzwerkveranstaltungen und Workshops des OLEC e.V.

1. Geltungsbereich

Diese Teilnahmebedingungen gelten für alle Fachkonferenzen, Netzwerkveranstaltungen und Workshops des Oldenburger Energiecluster OLEC e.V., auch diese, die durch OLEC im Auftrag Dritter durchgeführt werden (nachfolgend „Veranstalter“).

Das Angebot richtet sich insbesondere an Vertreter*innen aus Wirtschaft, Wissenschaft, Verwaltung sowie weiteren fachlich einschlägigen Institutionen.

2. Anmeldung und Vertragsschluss

Die Anmeldung erfolgt schriftlich, elektronisch oder über Online-Anmeldeformulare und stellt ein verbindliches Angebot zum Abschluss eines Teilnahmevertrages dar.

Der Vertrag kommt erst mit Zugang der elektronischen Teilnahmebestätigung durch den Veranstalter zustande. Anmeldungen werden in der Reihenfolge ihres Eingangs berücksichtigt. Ein Anspruch auf Teilnahme besteht nicht.

3. Teilnahmegebühren und Zahlungsbedingungen

Sofern Teilnahmegebühren erhoben werden, sind diese nach Rechnungsstellung ohne Abzug innerhalb der angegebenen Frist fällig.

Bei Zahlungsverzug behält sich der Veranstalter vor, den Teilnahmeplatz anderweitig zu vergeben.

4. Rücktritt, Stornierung und Ersatzteilnehmende

Ein Rücktritt von der Teilnahme ist schriftlich gegenüber dem Veranstalter zu erklären.

Bei kostenpflichtigen Veranstaltungen ist eine kostenfreie Stornierung bis 14 Kalendertage vor Veranstaltungsbeginn möglich.
Bei späterem Rücktritt kann eine angemessene Stornogebühr erhoben werden; bei Nichterscheinen wird grundsätzlich die volle Teilnahmegebühr fällig.
Die Benennung einer Ersatzperson ist nach vorheriger Zustimmung des Veranstalters zulässig.

Der Nachweis eines geringeren Schadens bleibt den Teilnehmenden vorbehalten.

5. No-Show-Regelung bei kostenfreien Veranstaltungen

Auch bei kostenfreien Veranstaltungen ist die Anmeldung verbindlich.

Erscheint eine angemeldete Person ohne vorherige rechtzeitige Abmeldung („No Show“) nicht zur Veranstaltung, behält sich der Veranstalter vor, einen pauschalierten Aufwendungsersatz für entstandene Kosten, insbesondere für verbindlich gebuchtes Catering, in Rechnung zu stellen.

Dieser Aufwendungsersatz beträgt maximal 50,00 EUR pro Person.

Die Geltendmachung erfolgt nur, sofern:

die Anmeldung verbindlich war,
keine rechtzeitige Abmeldung erfolgt ist (in der Regel mindestens 48 Stunden vor Veranstaltungsbeginn), und
dem Veranstalter tatsächlich entsprechende Kosten entstanden sind.

Den Teilnehmenden bleibt ausdrücklich der Nachweis vorbehalten, dass kein oder ein wesentlich geringerer Schaden entstanden ist.

6. Absage und Änderungen von Veranstaltungen

Der Veranstalter behält sich vor, Veranstaltungen aus wichtigem Grund abzusagen oder anzupassen. Wichtige Gründe sind insbesondere:

zu geringe Teilnehmerzahl
Ausfall von Referierenden
höhere Gewalt oder sonstige unvorhersehbare Ereignisse

Bereits gezahlte Teilnahmegebühren werden in diesem Fall erstattet. Weitergehende Ansprüche sind ausgeschlossen, soweit gesetzlich zulässig.

Programmänderungen, Referierendenwechsel sowie Änderungen von Zeit oder Ort bleiben vorbehalten, sofern der Gesamtcharakter der Veranstaltung gewahrt bleibt.

7. Haftung

Die Haftung des Veranstalters ist – außer bei Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit – auf Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit beschränkt.

Bei leicht fahrlässiger Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten) ist die Haftung auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt.

Im Übrigen ist die Haftung ausgeschlossen, soweit gesetzlich zulässig.

8. Datenschutz

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie den einschlägigen nationalen Datenschutzbestimmungen.

Die Datenverarbeitung erfolgt insbesondere zur:

Durchführung des Anmelde- und Teilnehmendenmanagements
Organisation und Durchführung der Veranstaltung
Kommunikation mit Teilnehmenden
Dokumentation und Evaluation

Weitere Informationen ergeben sich aus den gesonderten Datenschutzhinweisen des Veranstalters.

9. Foto-, Video- und Tonaufnahmen

Im Rahmen der Veranstaltungen können Bild- und Tonaufnahmen erstellt werden. Diese können für Zwecke der Öffentlichkeitsarbeit, Berichterstattung sowie Dokumentation verwendet werden.

Mit der Teilnahme erklären sich die Teilnehmenden hiermit einverstanden, sofern sie dem nicht vorab ausdrücklich widersprechen.

10. Online- und Hybridveranstaltungen

Bei digitalen oder hybriden Veranstaltungsformaten liegt die Verantwortung für die technische Teilnahmefähigkeit (insbesondere Internetverbindung und Endgeräte) bei den Teilnehmenden.

Ein Anspruch auf Rückerstattung besteht nur, wenn technische Störungen im Verantwortungsbereich des Veranstalters liegen.

11. Urheberrechte

Sämtliche Veranstaltungsunterlagen sind urheberrechtlich geschützt. Eine Nutzung ist ausschließlich für eigene, nicht-kommerzielle Zwecke zulässig.

Eine Weitergabe, Veröffentlichung oder Vervielfältigung bedarf der vorherigen schriftlichen Zustimmung des Veranstalters oder der jeweiligen Rechteinhaber*innen.

12. Schlussbestimmungen

Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland. Gerichtsstand ist – soweit gesetzlich zulässig – der Sitz des Veranstalters (Oldenburg).

Sollten einzelne Bestimmungen dieser Teilnahmebedingungen unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.

Stand: April 2026
Änderungen vorbehalten

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